Digitalisasi Administrasi Bisnis dan Tantangan Lembaga Pendidikan

Bisnis
Sebarkan Artikel Ini:

Eposdigi.com – Era internet of things (IoT) sudah menjadi bagian yang tak terhindarkan dari kehidupan manusia dewasa ini. Loncatan-loncatan perubahan itu berlangsung dengan sangat cepat. Ada yang tidak terbayangkan oleh kebanyakan orang.

Beberapa waktu lalu, di media ini saya menulis tentang digitalisasi administrasi bisnis. Pada tulisan tersebut saya sekedar menggambarkan bahwa bukan hanya corona yang mengancam tenaga kerja, lebih dari itu acaman tak kalah serius justru datang dari alih teknologi.

Proses administrasi bisnis yang sebelumnya manual akan beralih ke digital. Digitalisasi administrasi bisnis ini akan mempengaruhi tenaga kerja manusia secara langsung. Bisa saja manusia kehilangan kesempatan kerja karena digitalisasi.

Pekerjaan administrasi bisnis yang sebelumnya melibatkan banyak tenaga kerja, karena dilakukan secara manual, akan segera digantikan oleh teknologi komputasi. Berbagai aplikasi bisnis dewasa ini memungkinkan proses digitalisasi itu berlangsung dengan cepat.

Baca Juga: Bukan karena Corona, Ini Penyebab PHK Massal

Sebagian besar proses administrasi bisnis dalam supply chain management akan beralih dari manual menjadi digital. Sebuah perusahaan manufaktur dalam hubungannya dengan vendor maupun customernya yang selama ini berlangsung manual akan beralih menjadi digital.

Misalnya ketika berhubungan dengan vendor – pemasok semua kebutuhan perusahaan tersebut – membutuhkan dokumen pemesanan barang. Dokumen berupa selembar kertas ini bisa saja diantar langsung atau di fax ke vendor.

Hari ini dokumen itu sudah tidak lagi dibutuhkan. Sudah banyak yang menggunakan email untuk menggantikan dokumen fisik tersebut. Tentu ini menghemat waktu dan biaya. Setidaknya kebutuhan kertas akan berkurang.

Pun demikian dengan proses administrasi bisnis ketika sebuah perusahaan berhubungan dengan customernya. Mulai dari pengantaran barang ke customer, konfirmasi penerimaan barang, hingga penagihan yang dulunya menggunakan berbagai macam lembar dokumen yang berbeda, kini tidak lagi.

Banyak perusahaan dalam dokumen penagihan dari vendornya harus menyertakan lembar invoice dengan materai secukupnya, faktur pajak, surat jalan, konfirmasi penerimaan barang atau tanda terima barang, serta lembar purchasing order (PO).

Lima dokumen yang berbeda, bisa berarti membutuhkan sumber daya manusia yang banyak untuk fokus mengerjakan masing-masing dokumen. Surat jalan diterbitkan oleh bagian pengiriman barang. Invoice oleh divisi finance. Faktur pajak diterbitkan oleh bagian pajak.

Baca Juga: VUCA vs VUCA; di tengah tingginya gelombang dan derasnya arus perubahan

Hanya PO dari dan tanda terima barang saja yang diproses oleh customer. Semua dokumen ini disatukan sesuai dengan masing-masing customer kemudian diantar. Entah menggunakan jasa ekspedisi luar perusahaan atau oleh kurir internal.

Ketika beralih dari manual menjadi digital, semua dokumen ini hanya diproses oleh system computer atau aplikasi. Campur tangan manusia dalam proses digital ini hanya sedikit bahkan bisa jadi tidak ada.

Customer dapat menginput pesanan barang dengan mengisi form pesanan barang sebagai pengganti purchasing order (PO) dalam aplikasi yang disediahkan oleh vendor. Pesanan ini kemudian diproses oleh perusahaan hingga siap dikirim.

Lewat system aplikasi, tidak lagi menyertakan dokumen fisik surat jalan ke customer saat pengiriman barang. Dan customer tidak lagi menerbitkan dokumen tanda terima barang. Surat jalan sudah dalam bentuk digital pada aplikasi. Demikian pula dengan konfirmasi penerimaan barang.

Customer dapat langsung mengkonfirmasi penerimaan barang sesuai dengan spesifikasi pesanannya dalam system aplikasi yang sama.

Ketika customer sudah melakukan konfirmasi, system secara otomatis menerbitkan invoice, memproses faktur pajak, melampirkan form pesanan barang, surat jalan, dan tanda terima barang dalam bentuk digital dan mengirimnya ke customer.

Tentu digitalisasi ini menghemat banyak waktu. Tidak lagi menggunakan dokumen fisik. Kebutuhan akan kertas berkurang signifikan.

Baca Juga: Mutu Tenaga Kerja Indonesia, Revolusi Industri 4.0, Dan Antisipasi Lembaga Pendidikan

Karena intervensi sumber daya manusia sangat sedikit maka kebutuhan tenaga administrative untuk memproses semua dokumen dalam supply chain management menjadi berkurang atau bahkan tidak lagi dibutuhkan.

Ketika digitalisasi mengambil alih kerja manusia, bagaimana dengan para pencari kerja? Spesifikasi keahlian sepertia apa yan harus dipersiapkan lembaga pendidikan tinggi agar lulusannya bisa bersaing dalam digitalisasi dunia bisnis ini?

Pertama: Kemampuan Komputer. Era hari ini adalah era artificial intellegence. Para pencari kerja bukan lagi hanya bersaing dengan sesama manusia. Persaingan menjadi lebih berat karena menghadapi kecerdasan buatan.

Karenanya, siapapun yang terjun dalam dunia bisnis, entah sebagai pengusaha ataupun pekerja harus memiliki kemampuan komputer yang memadai.

Termasuk didalamnya adalah Kemampuan Analisa Data. Aplikasi komputer mungkin bisa memproses data secara lengkap dan real time, namun butuh campur tangan manusia untuk mengintepretasikan berbagai data tersebut sesuai kebutuhan manajemen yang spesifik.

Baca Juga: Mengapa Harus Kuliah?

Kedua: Kemampuan Kerjasama Dalam Team. Sebuah usaha, secanggih apapun itu pasti membutuhkan tenaga kerja manusia untuk mengoprasikan bisnis tersebut. Karenanya kemampuan untuk bisa bekerja sama dengan orang lain harus benar-benar dimiliki oleh semua orang.

Termasuk didalamnya adalah kemampuan membangun relasi yang baik dengan semua orang. Tentu kemampuan seperti  ini tidak akan bisa dimiliki oleh perangkat computer. Secanggih apapun itu.

Kemampuan kerjasama dalam team juga menyangkut kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan berbagai karakter masing-masing anggota team, gaya kepemimpinan, tekanan dan tuntutan pekerjaan, dengan tetap mempertahankan integritas pribadi.

Ketiga:  Kemampuan untuk menciptakan peluang kerja bagi dirinya sendiri. Sekecil apapun usaha yang dilakukan, Anda adalah bos. Apalagi jika usaha itu berangkat dari passion Anda.

Peluang kerja bagi diri sendiri biasanya tercipta dari spesifikasi keahlian yang mendalam yang telah dipersiapkan secara serius ketika masih  berada di bangku kuliah. Spesifikasi keahlian ini tentu berangkat dari sesuatu yang Anda minati. Passion Anda.

Tentu tiga hal ini bukanlah formula pasti yang mampu menyelesaikan semua persoalan akibat digitalisasi administarsi bisnis. Ini adalah tawaran yang bisa menjadi alternative pilihan.

Bukan hanya menghadapi digitalisasi administrasi supply chain management semata, juga untuk mempersiapkan lulusan terjun bebas dalam era Industri 4.0. Foto: davidmuro.es

Sebarkan Artikel Ini:

Leave a Reply

avatar
  Subscribe  
Notify of